~2~Обзор проекта ~p~Для компаний, которые продают товары с множеством видов комплектации, подготовка коммерческого предложения нередко начинается с письма клиента и вложений в разных форматах. Команда разработала процесс на основе ИИ, который читает входящие обращения, извлекает требования к заказу и преобразует их в структурированные записи для дальнейшей обработки. Анализ документов объединён с конфигурированием продукции, расчётом стоимости и проверкой со стороны специалистов заказчика. ~2~Задача ~p~Заявки поступали в виде текста писем, таблиц, PDF и документов Word. Менеджеру по продажам приходилось определять наименования и количество продукции, требования к комплектации, переносить сведения в систему заказов, проверять складские остатки и при необходимости запрашивать технические уточнения. Для продукции под заказ перед расчётом цены нужно было дополнительно установить перечень материалов и комплектующих. ~p~Цель — сократить повторный ручной ввод данных, сохранив за сотрудниками право принимать решения по неоднозначным спецификациям и коммерческим условиям.

~2~Решение и реализация ~3~Извлечение заявок из разных форматов ~p~Процесс обработки подключается к корпоративной почте и отделяет запросы клиентов от нерелевантных сообщений. Структурированные таблицы обрабатываются программно. ИИ анализирует свободный текст переписки и вложенные документы. Выделенные позиции и требования собираются в черновик заказа, который сотрудник может проверить. ~3~Настраиваемый процесс формирования заказа ~p~Модуль конфигурации продукции объединяет отдельные опции и комплектующие в заказ. Предусмотрено участие специалистов: инженер уточняет спецификацию, менеджер подтверждает требования клиента, отдел закупок проверяет недостающие материалы и возможные замены. Значения по умолчанию и уведомления о незаполненных полях помогают выявлять неполные заявки до расчёта цены. ~3~Подготовка КП и контроль этапов ~p~После проверки заказа система помогает рассчитать стоимость и сформировать коммерческое предложение по шаблону документа. На панелях мониторинга видны этапы и сроки обработки заказов. ИИ также сопоставляет исходные запросы с извлечёнными данными, облегчая разбор ошибок интерпретации. ~2~Технические особенности ~p~Для различных типов данных потребовались разные способы извлечения. Чтение таблицы Excel отличается от интерпретации письма в свободной форме или спецификации PDF. Поэтому структурированный разбор отделён от интеллектуального анализа, а результаты объединяются в общей записи заказа. Так можно проследить, какие сведения поступили из письма, а какие добавил сотрудник. ~p~Конфигуратор продукции стал ключевым компонентом системы. В заказе товар может определяться набором необязательных материалов, характеристик и производственных параметров. Система проверяет конфигурацию до обращения к складским остаткам и расчёту цены, отмечая недостающие спецификации для уточнения. Роли разграничены между менеджерами по продажам, техническими специалистами и закупщиками. Коммерческое предложение формируется на основе проверенного заказа, а не воспринимает автоматически извлечённый ИИ текст как окончательные коммерческие условия. ~3~Обработка исключений и подготовка КП ~p~Письма и вложения Excel, PDF и DOCX сначала классифицируются, затем данные о товарах и спецификациях превращаются в карточку заказа. ~p~Менеджер уточняет данные, проверяет складские остатки, при необходимости подбирает аналоги; система рассчитывает стоимость и формирует коммерческое предложение. ~p~Автоматизация обработки входящих заявок и конфигурирования заказа сократила трудозатраты на обработку заявки на 40–60%.

~2~Результат ~p~Время обработки отдельных заявок сократилось на 40–60%. Вместо ручного переноса каждой позиции и параметра менеджеры получают черновики заказов, составленные по входящей переписке. Технические специалисты подключаются при необходимости подтвердить комплектацию, а расчёт стоимости и формирование документов проходят по единому сценарию.